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对Excel数据区域或表中的数据进行排序

来源: 作者: 发表于:2009-09-29 13:39  点击:
对Excel数据进行排序是数据分析不可缺少的组成部分。您可能需要执行以下操作:将名称列表按字母顺序排列;按从高到低的顺序编制产
对Excel数据进行排序是数据分析不可缺少的组成部分。您可能需要执行以下操作:将名称列表按字母顺序排列;按从高到低的顺序编制产品存货水平列表,按颜色或图标对行进行排序。对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据,有助于组织并查找所需数据,有助于最终做出更有效的决策。

  注释 若要查找某个单元格区域或某个表中的上限或下限值(如前 10 名或后 5 个销售额),可以使用自动筛选或条件格式。

  了解排序

  可以对一列或多列中的数据按文本(升序或降序)、数字(升序或降序)以及日期和时间(升序或降序)进行排序。还可以按自定义序列(如大、中和小)或格式(包括单元格颜色、字体颜色或图标集)进行排序。大多数排序操作都是针对列进行的,但是,也可以针对行进行。

  排序条件随工作簿一起保存,这样,每当打开工作簿时,都会对 Excel 表(而不是单元格区域)重新应用排序。如果希望保存排序条件,以便在打开工作簿时可以定期重新应用排序,最好使用表。这对于多列排序或花费很长时间创建的排序尤其重要。

 

  对文本进行排序

  1、选择单元格区域中的一列字母数字数据,或者确保活动单元格在包含字母数字数据的表列中。

  2、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”。

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  3、请执行下列操作之一:

  ·若要按字母数字的升序排序,请单击“从 A 到 Z 排序”。

  ·若要按字母数字的降序排序,请单击“从 Z 到 A 排序”。

  4、可以执行区分大小写的排序(可选)。

  显示如何执行区分大小写的排序

  1、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后单击“自定义排序”。

  2、在“排序”对话框中,单击“选项”。

  3、在“排序选项”对话框中,选择“区分大小写”。

  4、单击“确定”两次。

  问题:检查所有数据是否存储为文本 如果要排序的列中包含的数字既有作为数字存储的,又有作为文本存储的,则需要将所有数字均设置为文本格式;否则,作为数字存储的数字将排在作为文本存储的数字前面。要将选定的所有数据设置为文本格式,请在“开始”选项卡上的“字体”组中,单击“设置单元格字体格式”按钮,单击“数字”选项卡,然后在“分类”下,单击“文本”。

  问题:删除所有前导空格 在有些情况下,从其他应用程序导入的数据前面可能会有前导空格。请在排序前先删除这些前导空格。

  对数字进行排序

  选择单元格区域中的一列数值数据,或者确保活动单元格在包含数值数据的表列中。

  在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后执行下列操作之一:

  要按从小到大的顺序对数字进行排序,请单击“从最小到最大排序”。

  要按从大到小的顺序对数字进行排序,请单击“从最大到最小排序”。

  问题:检查所有数字是否都存储为数字 如果结果不是您所希望的,可能是因为该列中包含存储为文本(而不是数字)的数字。例如,从某些财务系统导入的负数或者使用前导 '(撇号)输入的数字被存储为文本。

 

  对日期或时间进行排序

  1、选择单元格区域中的一列日期或时间,或者确保活动单元格在包含日期或时间的表列中。

  2、选择单元格区域或表中的一列日期或时间。

  3、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后执行下列操作之一:

  ·若要按从早到晚的顺序对日期或时间排序,请单击“从最旧到最新排序”。

  ·若要按从晚到早的顺序对日期或时间排序,请单击“从最新到最旧排序”。

  问题:检查日期和时间是否存储为日期或时间 如果结果不是您所希望的,可能是因为该列中包含存储为文本(而不是日期或时间)的日期或时间。要使 Excel 正确地对日期和时间进行排序,该列中的所有日期和时间都必须存储为日期或时间系列数值。如果 Excel 无法将值识别为日期或时间值,就会将该日期或时间存储为文本。

  注释 如果要按星期日期进行排序,请设置单元格格式以显示星期日期。如果要按星期日期进行排序,而不考虑日期,请使用 TEXT 函数将它们转换为文本。但是,TEXT 函数会返回一个文本值,因此排序操作将基于字母数字数据。

 

  按单元格颜色、字体颜色或图标进行排序

  如果您按单元格颜色或字体颜色手动或有条件地设置了单元格区域或表列的格式,那么,也可以按这些颜色进行排序。此外,您还可以按某个图标集进行排序,这个图标集是通过条件格式创建的。

  1、选择单元格区域中的一列数据,或者确保活动单元格在表列中。

  2、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后单击“自定义排序”。

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  将显示“排序”对话框。

  3、在“列”下的“排序依据”框中,单击需要排序的列。

  4、在“排序依据”下,选择排序类型。执行下列操作之一:

  ·若要按单元格颜色排序,请选择“单元格颜色”。

  ·若要按字体颜色排序,请选择“字体颜色”。

  ·若要按图标集排序,请选择“单元格图标”。

  5、在“次序”下,单击该按钮旁边的箭头,然后根据格式的类型,选择单元格颜色、字体颜色或单元格图标。

  5、在“次序”下,选择排序方式。执行下列操作之一:

  ·若要将单元格颜色、字体颜色或图标移到顶部或左侧,对列进行排序,请选择“在顶端”;对行进行排序,请选择“在左侧”。

  ·若要将单元格颜色、字体颜色或图标移到底部或右侧,对列进行排序,请选择“在底端”;对行进行排序,请选择“在右侧”。

  注释 没有默认的单元格颜色、字体颜色或图标排序次序。必须为每个排序操作定义您需要的顺序。

  7、若要指定要作为排序依据的下一个单元格颜色、字体颜色或图标,请单击“添加条件”,然后重复步骤三到步骤五。

  确保在“然后依据”框中选择同一列,并且在“次序”下进行同样的选择。

  对要包括在排序中的每个额外的单元格颜色、字体颜色或图标,重复上述步骤。

  按自定义序列进行排序

  您可以使用自定义序列按用户定义的顺序进行排序。Excel 提供内置的星期日期和年月自定义序列,您还可以创建自己的自定义序列。

  1、创建自定义序列(可选)。

  显示如何创建自定义序列

  1、在单元格区域中,按照需要的顺序从上到下输入要排序的值。例如:

<>A <>1 <>2 <>3
 A
1
2
3

 

  2)、选择刚刚键入的区域。在上面的示例中,您应当选择单元格 A1:A3。

  3)、单击“Microsoft Office 按钮”按钮图像,单击“Excel 选项”,单击“常用”类别,然后在“使用 Excel 时采用的首选项”下单击“编辑自定义列表”。

  4)、在“自定义序列”对话框中,单击“导入”,然后单击“确定”两次。

  注释

  ·您只能基于值(文本、数字和日期或时间)创建自定义序列,而不能基于格式(单元格颜色、字体颜色和图标)创建自定义序列。

  ·自定义序列的最大长度为 255 字符,并且第一个字符不得以数字开头。

  2、选择单元格区域中的一列数据,或者确保活动单元格在表列中。

  3、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后单击“自定义排序”。

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  将显示“排序”对话框。

  4、在“列”下的“排序依据”或“然后依据”框中,选择要按自定义序列排序的列。

  5、在“次序”下,选择“自定义序列”。

  6、在“自定义序列”对话框中,选择所需的序列。在上面的示例中,您应当单击“高、中、低”。

  7、单击“确定”。

 

  对行进行排序

  1、选择单元格区域中的一行数据,或者确保活动单元格在表列中。

  2、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后单击“自定义排序”。

Outlook 功能区图像

  将显示“排序”对话框。

  3、单击“选项”。

  4、在“排序选项”对话框中的“方向”下,单击“按行排序”,然后单击“确定”。

  5、在“列”下的“排序依据”框中,选择要排序的行。

  6、请执行下列操作之一:

  按值

  1)、在“排序依据”下,选择“数值”。

  2)、在“次序”下,执行下列操作之一:

  ·对于文本值,选择“升序”或“降序”。

  ·对于数值,选择“升序”或“降序”。

  ·对于日期或时间值,选择“升序”或“降序”。

  按单元格颜色、字体颜色或单元格图标

  1)、在“排序依据”下,选择“单元格颜色”、“字体颜色”或“单元格图标”。

  2)、单击该按钮旁边的箭头,然后选择单元格颜色、字体颜色或单元格图标。

  3)、在“次序”下,选择“在左侧”或“在右侧”。

  注释 如果进行排序的数据行是工作表分级显示的一部分,Excel 将对最高级分组(第一级)进行排序。这时即使明细数据行或列是隐藏的,它们也会集中在一起。

  按多个列或行进行排序

  当某些数据要按一列或一行中的相同值进行分组,然后您将对该组相等值中的另一列或另一行进行排序时,您可能按多个列或行进行排序。例如,如果您有一个“部门”列和一个“雇员”列。您可以先按部门进行排序(将同一个部门中的所有雇员组织在一起),然后按姓名排序(将每个部门内的所有姓名按字母顺序排列)。最多可以按 64 列进行排序。

  注释 为了获得最佳结果,要排序的单元格区域应包含列标题。

  1、选择具有两列或更多列数据的单元格区域,或者确保活动单元格在包含两列或更多列的表中。

  2、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后单击“自定义排序”。

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  将显示“排序”对话框。

  3、在“列”下的“排序依据”框中,选择要排序的第一列。

  4、在“排序依据”下,选择排序类型。执行下列操作之一:

  ·若要按文本、数字或日期和时间进行排序,请选择“数值”。

  ·若要按格式进行排序,请选择“单元格颜色”、“字体颜色”或“单元格图标”。

  5、在“次序”下,选择排序方式。执行下列操作之一:

  ·对于文本值,选择“升序”或“降序”。

  ·对于数值,选择“升序”或“降序”。

  ·对于日期或时间值,选择“升序”或“降序”。

  ·若要基于自定义序列进行排序,请选择“自定义序列”。

  6、若要添加作为排序依据的另一列,请单击“添加条件”,然后重复步骤三到五。

  7、若要复制作为排序依据的列,请选择该条目,然后单击“复制条件”。

  8、若要删除作为排序依据的列,请选择该条目,然后单击“删除条件”。

  注释 必须至少在列表中保留一个条目。

  9、若要更改列的排序顺序,请选择一个条目,然后单击“向上”或“向下”箭头更改顺序。

  列表中位置较高的条目在列表中位置较低的条目之前排序。

 

  在不影响其他列的情况下对单元格区域中的某列进行排序

  警告 请谨慎使用此功能。按区域中的某列排序可能产生意外的结果,例如,移动该列中的单元格时,会使其远离同一行上的其他单元格。

  注释 不能在表中执行下列步骤。

  1、选择包含两列或更多列的单元格区域中的一列。

  2、单击列标题选择要排序的列。

  3、在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,然后单击某个可用的排序命令。

  4、显示“排序警告”对话框。

  5、选择“以当前选定区域排序”。

  6、单击“排序”。

  7、在“排序”对话框中选择需要的其他任意排序选项,然后单击“确定”。

  如果结果与预期不符,请单击“撤消”“撤消”按钮

 

  了解有关排序的普遍问题的详细信息

  如果排序数据时出现意外的结果,请执行下列操作:

  检查公式返回的值是否已更改 如果排序后的数据包含一个或多个公式,那么在工作表重新计算后,这些公式的返回值可能会更改。在这种情况下,应确保重新应用排序或再次执行排序以获得最新结果。

  排序前取消隐藏行和列 对列进行排序时,隐藏的列不会移动;对行进行排序时,隐藏的列也不会移动。在对数据进行排序之前,最好先取消隐藏已隐藏的列和行。

  检查区域设置 排序次序将随区域设置的不同而不同。请确保计算机上“控制面板”的“区域设置”或“区域和语言选项”中的区域设置正确。有关更改区域设置的信息,请参阅 Windows 帮助系统。

  只在一行中输入列标题 如果需要多行标签,请将单元格的格式设置为自动换行。

  打开或关闭标题行 在对列进行排序时,通常最好有一个标题行,以便于理解数据的含义。默认情况下,标题中的值不包括在排序操作中。有时,您可能需要打开或关闭标题,以便标题中的值包括或不包括在排序操作中。执行下列操作之一:

  ·若要从排序中排除第一行数据(因为该行是列标题),请在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“排序和筛选”,再单击“自定义排序”,然后选择“数据包含标题”。

  ·若要将第一行数据包括在排序中(因为它不是列标题),请在“开始”选项卡上的“编辑”组中,依次单击“排序和筛选”、“自定义排序”,然后清除“数据包含标题”。

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